Workplace Hub: o escritório do futuro num equipamento?

Imagine uma consola que reúne uma impressora multifuncional, um servidor, espaço para armazenamento de dados, uma nuvem híbrida e pontos de acesso Wi-Fi. É isso que traz o Workplace Hub, lançado em Portugal a 28 de maio, num encontro que se realizou no Parque das Nações.

Trazer o escritório do futuro para o presente é o passo ambicioso da tecnológica japonesa, com uma solução que visa ser uma “one-stop-shop” para todas as necessidades empresariais, quer em termos de hardware ou software. A palavra de ordem é “simplificar”, ao ligar pessoas e dispositivos, independentemente do espaço onde trabalham.

“O que as pessoas querem no escritório do futuro é o que querem na sua vida pessoal: simplicidade e transparência”, diz Vasco Falcão, CEO da Konica Konica Minolta Portugal e Espanha.

O Workplace Hub baseia-se na Internet of Things (IoT) e na Inteligência Artificial (IA), e promete otimizar processos, reduzir custos, aumentar produtividade e qualidade do trabalho. Atua como uma consola central, com um ecossistema de gestão e coordenação tecnológica, dando acesso a dados simplificados em tempo real, tendo sido desenvolvido em parceira com outras empresas tecnológicas, como é o caso da HP e da Sophos.

Escritório do futuro: um lugar ou um modo de trabalhar?

André Marquet, fundador da Productized, é pragmático ao afirmar que, ao falar do escritório do futuro, temos de pensar em como manter os colaboradores motivados e dar-lhes as ferramentas certas para serem criativos. “Já ninguém tem paciência para configurar o IP de uma impressora!”, sublinha.

Winnie Picoto, do ISEG, vai mais longe e diz que o escritório do futuro vai depender da natureza do trabalho, pois muitas profissões irão desaparecer enquanto outras surgirão. Miguel Neto de Castro, da Universidade Nova de Lisboa, alerta: “há que usar a tecnologia para gerar valor e não utilizar o valor do profissional para atender à tecnologia”, havendo atualmente a necessidade de ser possível colaborar em qualquer espaço, com as ferramentas de trabalho sempre disponíveis e em segurança.

Mas há outros desafios que se colocam, nomeadamente a existência de várias gerações na mesma organização. As empresas devem ser capazes de gerar valor para cada colaborador, sendo que essa noção de valor será diferente para cada grupo. “Já não há o conceito de reforma. As pessoas trabalham, cada vez mais, até mais tarde. Como é que se prepara o ambiente de trabalho para essas equipas?”, pergunta Vasco Falcão. É necessário ter em mente que estamos a trabalhar em ambientes onde se reúnem os nativos digitais com aqueles que não o são.

Por outro lado, e embora exista cada vez mais mobilidade, André Marquet relembra que Portugal ainda tem muito a fazer. Cita um estudo realizado junto de 800 profissionais, cujo resultado mostra que 60% não tem liberdade de horário. Sendo Portugal um dos países menos produtivos da Europa, André sugere que se experimentem então os novos modelos de trabalho, com liberdade de horário e uma maior mobilidade.

As grandes tendências

Teresa Virgínia, Modern Workplace Business Group Lead na Microsoft, referiu que existem cinco grandes tendências: há o encontro de várias gerações no mercado de trabalho; há a necessidade de flexibilidade em termos de horário e local de trabalho; o melhor funcionário é o “long life learner” , que está aberto a continuar a aprender em diversas áreas ao invés de se especializar numa área e realizar um movimento ascendente em termos de carreira; existe demasiada informação que se torna inútil se não for tratada e minimizada para ser utilizada no progresso; e existe o desenvolvimento da inteligência artificial (IA) que começa a ser uma realidade e deve ajudar a que os colaboradores possam ser libertos para tarefas mais criativas. Por tudo isto, o IT deve ser simplificado e servir como apoio.

Ricardo Maté, Country Manager da Sophos, sublinha que o cibercrime é mais rentável que o tráfico de estupefacientes ou armas e que as infraestruturas tecnológicas têm de ser cada vez mais seguras, especialmente nos ambientes onde se conjugam diversos tipos de tecnologias e onde o mobile tem cada vez maior preponderância.

João Figueiredo, IT Director da Santa Casa da Misericórdia do Porto, coloca a tónica no lado humano, relembrando que “a aquisição, formação e retenção do talento” deve ser a prioridade dos gestores, para quem o IT deve ser secundário, devendo, por isso, ser simplificado.

O impacto nos Recursos Humanos

Ciente que a transformação digital impacta também os Recursos Humanos, o Workplace Hub permite otimizar os processos de comunicação, os fluxos de informação e o trabalho colaborativo, maximizando o potencial e o desempenho dos colaboradores em tarefas que necessitam de ser humanizadas.

Entre as vantagens, destaca-se o acesso rápido informações; a uniformização do conhecimento e de projetos entre os colegas e as chefias; a colaboração remota, ou seja, o acesso a arquivos entre colegas que trabalham juntos, mas que estão geograficamente distantes, o que implica ambientes seguros e confiáveis; ou a otimização do trabalho em coautoria, sem erros e esforços duplicados.

Ainda na área dos Recursos Humanos há um outro desafio ao qual o WorkPlace Hub vem dar resposta: a importância dos ambientes colaborativos para as gerações mais jovens. Para os millennials e a geração Z, o intercâmbio e a colaboração são essenciais para a sua realização profissional e satisfação no local de trabalho.

Simplificar é a palavra de ordem

Num estudo internacional desenvolvido pela Konica Minolta em parceria com a Opinium verificam-se seis desafios críticos que são comuns às PME’s quando questionadas acerca das suas soluções tecnológicas. Os constrangimentos são a disponibilidade dos sistemas (27%); problemas na administração dos sistemas de TI (24%); desatualização de software (24%); problemas com acesso à Internet (20%); falhas de segurança (23%) e questões relacionadas com a disponibilidade dos servidores (20%).

Perante este cenário, revelam também que o impacto é direto e significativo nos negócios, já que é necessário tempo para a resolução dos problemas (41%); há menor produtividade por parte dos colaboradores (37%); existem custos não previstos para corrigir os problemas (35%) e há diminuição da qualidade do trabalho (35%).

Como consola que visa unificar hardware, software e serviços, a ideia do Workplace Hub partiu da necessidade de “melhorar o espaço do trabalho do cliente”, explica Christian Mastrodonato, do Business Innovation Center de Londres da Konica Minolta. “Eles só querem que a tecnologia funcione e lhes permita fazer o seu trabalho. Era necessário mudar a experiência do IT para eles”, diz.

Pedro Monteiro, Deputy Managing Director da Konica Minolta Portugal, faz um sumário em três conceitos: “continuidade, usabilidade e simplicidade”. Diz que a Konica Minolta está a entrar no mercado do IT e que já não será conotada apenas com máquinas fotográficas ou impressão. A empresa quer mudar os processos de negócio, porque “as pessoas querem simplicidade, conforto, transparência e acesso em qualquer lugar”. A resposta a isso é, diz, o Workplace Hub.