Um estudo da Lexmark revela que as empresas a operar processos manuais têm maiores ineficiências, incluindo baixa produtividade e ciclos mais lentos de input de dados.
Os colaboradores inquiridos afirmaram completar tarefas administrativas como preencher contratos, processamento de encomendas e inserção de dados de cartões de visita em bases de dados e livro de endereços de forma manual em vez de o fazerem através de um processo automatizado. Dos questionados, 59% acham que os processos para completar tarefas administrativas na empresa são demasiado complicados, afirmando que há muitos passos envolvidos. Um terço dos inquiridos gasta três horas ou mais por semana só em tarefas administrativas. Além disso, 70% pensam que este tempo aumentou nos últimos cinco anos, apontando que as empresas estão com isso a gastar tempo valioso das equipas.
“O nosso estudo é uma chamada de atenção para as empresas em toda a Europa. Os resultados mostram que muitas empresas vivem numa ‘era digital negra’, não retirando partido das tecnologias disponíveis para apoiar a produtividade dos colaboradores e os fluxo de trabalho no geral”, afirma Juan Leal Cárdenas, Diretor Geral da Lexmark Ibérica. “Se as empresas não querem ficar para trás necessitam de olhar para os processos automatizados e otimizados por forma a conseguir mais eficiência no trabalho, incluindo a sua abordagem às tarefas administrativas diárias”.
O estudo sublinha ainda que, a nível pessoal, as equipas ponderam eliminar formas antiquadas e pouco produtivas de trabalhar. Perante a pergunta “qual é o maior problema associado aos processos administrativos manuais?”, 50% respondeu que “demoram muito tempo a ser completados”.
Porém, há outras implicações para o negócio além da produtividade. Um quarto dos inquiridos indicaram que o seu maior problema com os processos de administração manual é a sua propensão ao erro. Além disso, quase dois terços dos trabalhadores europeus inquiridos experienciaram uma situação na qual um erro proveniente de uma tarefa de administração manual custou dinheiro à empresa.
Mais teclas digitadas traduz-se em custos de inserção de dados, mais erros e ciclos de input de dados mais lentos. Isto pode ter impacto direto nos resultados dos negócios. Se uma factura não é enviada correctamente, essa situação pode levar ao atraso nos pagamentos, à duplicação de pagamentos ou a outras situações mais graves que necessitam de ser resolvidas. Isto pode, inclusivamente, resultar numa quebra da relação com o cliente, vendedor ou fornecedor. Assim, a empresa deve rever a sua abordagem relativamente aos dados corporativos e à forma como estes são manuseados nas tarefas diárias.
A Lexmark inquiriu 714 trabalhadores de escritórios em 12 países, incluindo Bélgica, França, Alemanha, Hungria, Itália, Holanda, Portugal, África do Sul, Espanha e Reino Unido.
